職場の生産性を高めるホットデスクのエチケット

July 06, 2021

職場環境は、従業員の生産性に大きな影響を与えます。ワーカーは、組織の構造的な問題から人間工学的な職場環境にいたるまで、さまざまな障害に遭遇します。そのため、注意深く気を使ってあげないと、あきらめに陥ってしまいます。同じ業務の繰り返しは退屈なことです。

誰もがどこでも仕事ができるようになりました。しかし、仕事場所(ワークステーション)の確保と時間管理の絶妙なバランスが必要です。ワーカーにとっては、この2つをダイナミックに使い分けることで、状況を活性化することができます。

ホットデスクにおけるエチケット問題は、大企業から中小企業まで、最近よく議論に上がります。仕事の生産性を高めるためには、健康、安全、活力が最も重要です。そのためにはオフィスの配置変更が必要です。

ホットデスクを利用すれば、柔軟な対応が可能です。ホットデスクの本当の意義を知れば、エチケットとして基本的なガイドラインに従うことの重要性が理解できます。健康的なワークライフを促進する方法はいろいろありますが、一方で陥りやすい落とし穴もあります。

ホットデスクにおけるエチケット実現のためには、現在の環境をうまく利用するだけでよいのです。仕事をしている人は、いつも同じ作業を繰り返しているわけではありません。毎日の生活の中で、いろいろなことを試してみましょう。


ホットデスクの定義
ホットデスクとは、複数の人が同時に同じワークステーションを利用できるようにするものです。従業員にデスクを共有させることで、スペースとコストを大幅に削減することができます。例えば、ある地域では不動産価格が高いため、自治体の庁舎はコスト削減をする必要があります。

ホットデスクはホテリングとも呼ばれます。オフィスマネージャーが社員の柔軟なスケジュールを実現するために用いる戦略です。人間工学に基づいて設計された椅子やスタンディングワークステーションは、このような場所でも活躍できます。


ホットデスクを使用する際の礼儀
共用ワークステーションを管理する方法は、「ホットデスクのエチケット」と呼ばれています。ワーカーそれぞれが様々な要求を持っているため、ひとりひとりのニーズに合ったスケジュールを組むことが重要です。例えば、最も混みあう時間帯は、一人がホットデスクを利用し、別のメンバーは会議室でミーティングを行うなどです。

多少の慣れは必要ですが、あなた自身と会社が適応できるようになります。フレキシブルなワークスペースの実現のためには、全員が協力し、新しい環境に慣れる必要があります。

ホットデスクを利用するためのルールはシンプルで、組織風土にも依存します。すべての従業員は職場のレイアウトに関わらず、チームとしての責任を果たす必要があります。誰もが生産的な職場環境を作るために協力し、散らかしたままではいけないという意識をもつ必要があるのです。エチケットとして、誰もが衛生的に利用できるように、清潔に保つ必要があります。

従業員が流動的な環境を使用することで、雇用主はホットデスクのメリットを享受することができます。エチケットを守ることには意義があります。すべての従業員が職場ルールを順守すれば、生産性が向上するのです。


ホットデスクにおける安全衛生
今のトレンドからすると、ハイブリッド・ワークフォース(出社と在宅を組み合わせた仕事の進め方)は、将来の仕事のあり方になるでしょう。現場のスタッフに加えて、リモートワーカーも含めたフルチームで協力してプロジェクトを進めなければなりません。一方で、仕事を自宅からオフィスへ移すためには考慮すべきことがあります。コロナ禍では、ワーカー同士の物理的な距離が求められます。その結果、生産量が下がってしまうのです。

また、デスク配置に慣れるという問題もあります。パンデミックの制限がかつてほど厳しくなくなったとはいえ、リモートワーカーは職場よりも自分のワークスペースを好むかもしれません。特に健康上の規制という観点を踏まえて、リモートワーカーを職場に戻す方策が急務となっています。

リモートワーカーは、ハイブリッド・ワークフォースで安全かつ安心して職場に復帰できます。ホットデスクの活用では、清潔さが重要です。ワーカーは自分自身が感染したくないので、職場は清潔に保たれなければなりません。ホットデスクでは、健康と安全を第一に考え、全員にとって最適な利用スケジュールを考える必要があります。


ホットデスクの割り当てと安全衛生管理
職場の管理者は、特定の従業員が利用できるワークステーションを指定することができます。在宅から職場へ戻ってきた従業員には、単独でのスペース割り当てるのが好ましいでしょう。管理者は、ワクチンを受けた人数に応じて、ワクチンを受けていない従業員をワークステーションに割り当てることができます。一方、ワクチンを接種した従業員は、管理された環境で共同作業を行うことができます。


エチケットの必要性
ホットデスクは、全員のスケジュールを柔軟に管理するための戦略です。一方で、間違った使い方をすると、プロセスの繰り返しやタスク割り当ての欠如などの弊害が生じる可能性があります。ワーカーにとっては、共有デスクの活用が有効な選択肢です。そのためには、ホットデスクに関わる全員が同じ意識を持つ必要があります。マナーを守ることが必要なのです。

ホットデスクのエチケットとして、守るべきことと、やってはいけないことを以下にまとめました。また、やってはいけないことの反例も載せました。これらのルールを守れば、オフィス全体の生産性を高めることができます。

1. 定期的な除菌をする
ホットデスクのエチケットの一部は、COVID-19における安全ルールです。定期的に消毒スプレーでスタンディングデスクを拭き掃除してください。30秒ほど置いてから、布できれいに拭き取ります。ワーカーがその日の業務を終了するときにも、ワークステーションの除菌をします。エルゴノミクスチェアも同様に除菌してください。

また、机の上で食事をすることも控えなければなりません。不要なゴミは近くのゴミ箱に捨ててください。ワークステーションが清潔に保たれているかを見れば、職場の雰囲気が健康的であるかどうかがわかります。常に清潔な環境を保つようにしましょう。

2. 体調不良者は出社しない
個人の責任意識は、ホットデスクを安全かつ衛生的に使用するための最初のステップです。体調不良を感じたときは職場の安全を守るために、病気を職場に持ち込まずに家で休むべきです。自分の職場が汚染され、近くにいる他のワーカーに感染する危険性があるからです。特に病気のまん延によって起きる最悪の事態は、多くのワーカーが課題を完了できないことです。また、生産性にも大きな影響を与えます。

体調を崩した場合はすぐに会社に連絡し、その旨を伝えてください。その週は休む必要があるかもしれませんが、課題をオンラインで提出することは可能です。また、医師に予約を取り、診察を受けてください。適切な保護措置をとったことを証明するために、医師の診断書を添えて職場に提出することが求められる場合があります。これにより、職場全体を守ることができるのです。

3. 常にプロフェッショナルに徹する
ホットデスクを活用するためには、プロ意識を持つことが大切です。適切な服装をし、衛生状態を保ち、規則を尊重しましょう。シャワーを浴びれば、その日一日を快適に過ごすことができるのは言うまでもありません。WEB会議におけるエチケット、課題の締め切り遵守など、常に正しい行動をとる必要があります。

また、敬意を払うということが、職場やホットデスクのエチケットのもっとも重要な点です。同僚に敬意を持って接し、必要であれば助けてあげてください。威厳と敬意を持って振る舞うことで、チームの他のメンバーの良い手本となりましょう。

プロフェッショナリズムとは何でしょう。不適切な言葉は使わない。同僚の気分を害するような下品なことは言わない。政治や宗教の話題も職場に持ち込まないようにしましょう。議論が起こると社員間の溝ができ、プロジェクトへの参加が妨げられます。より良い結果を得るためには、一緒に働くすべての人に配慮することが大切です。

4. 軽率な行動をしない
同僚と日々の行動について話すことは構いませんが、会話の中にネガティブな要素を入れないようにしましょう。これは、ホットデスクを利用する上で重要なルールです。スキャンダルは、士気を下げ、生産性に悪影響を及ぼします。ホットデスクのエチケットの黄金律は、自分がされたいと思うように他人に接することです。オフィスでのゴシップは、争いの原因になりますのでやめましょう。

それと、仕事を遅延してはいけません。遅れは同僚の模範とならず、メンバーの時間を無駄にします。チームはあなたが時間通りにプロジェクトを完了することを期待しているので、自分の役割を果たし、その通りに行動してください。

最後に、いかなるときでも同僚を非難してはいけません。いらいらしながら対処しても、フラストレーションがたまります。何か不満がある場合は、上司と個人的に話し合いましょう。


ホットデスクのエチケットのまとめ
ホットデスクを活用するためのエチケットは、生産性に大きな違いをもたらします。礼儀正しく生産的な職場環境では、ワーカーは気が散ることなくプロジェクトを全うすることができます。ホットデスクを維持するためには、安全衛生に配慮したオフィスレイアウトが必要です。

全員が従うべきスケジュールを作成し、最善の方法を見つけてください。慣れるまでに時間がかかりますが、長期的な戦略遂行では、根気も必要です。

定期的な清掃、常にプロ意識を持ち続けること、そして同僚をお互いに尊重することが、ホットデスクでは最も重要なポイントになります。ワークスペースの生産性が高ければ高いほど、すべてのプロジェクトを迅速に終わらせることができるのです。