コロナが大流行するまでは、リモートワークはごく少数の雇用主だけが提供する現代的な特権と考えられていました。パンデミックの後、リモートワークは新しい基準となり、このモデルへの移行を想像できなかった雇用主は、それを受け入れる以外の選択肢はなくなりました。
しかし、リモートワークというモデルは、一見良いように見えますが、雇用者と従業員の双方にいくつかの課題をもたらしています。確かに、このモデルは双方にメリットをもたらしますが、雇用主にとって最も懸念されるのは、このモデルがもたらすマイナス面です。対面でのコミュニケーションの欠如、正式な職場環境の不在、リモートワーカーのリラックスしすぎた態度など、すべてが効率低下の原因となっているのです。
リモートワークによる従業員への影響
自宅にいながら仕事をすることは、楽しそうでわくわくするようなことですが、それなりの課題も伴います。ほとんどのリモートワーカーは現状に満足していますが、パンデミックから2年近く経った今、いくつかの問題が表面化し始めています。
最大の問題のひとつは、ワークライフバランスの悪さ、あるいはかなり存在感の薄いものです。9時から17時までの仕事では、職場で仕事をまとめ、家に帰れば終わりでしたが、リモートワークによって、誰もがこの状況を変えられるようになりました。しかし、リモートワークによってこの状況は一変しました。仕事とプライベートの境界線が薄くなってきたのです。そのため、常に仕事をしているような感覚になっています。このような不満が蓄積されると、やがて生産性や効率に反映される可能性が高くなります。
リモートワークのもうひとつの大きな問題は、自宅に常に気が散ってしまうことです。誰もが専用のホームオフィスや、静かに仕事ができる自分だけの部屋を持っているわけではありません。気が散るということは、効率に大きな影響を与えます。社員は時間内に仕事を納めることができず、パフォーマンスに影響を及ぼしています。その結果、仕事に関するストレスが増加し、それに伴い、リモートワーカーの性質もよりエッジの効いたものに変化しています。
これらの要因によって、リモートワーカーはよりストレスを感じ、物事の進展に不満を持つようになっているのです。もし、社員が幸せでなければ、彼らが能力を最大限に発揮することを期待できるでしょうか？もちろん、そうではありません。これこそが雇用主にとっての真の課題です。遠隔地の従業員が幸せで満足し、100%の効率性と生産性を妨げるものが何もないようにすることです。
満足なリモートワークにする方法
従業員が満足であればあるほど、彼らはより仕事に専念し、より良い結果を得ることができます。このように、リモートワーカーを満足にさせるためには、ちょっとした工夫が必要です。このページでは、リモートワーカーを幸せにするためのヒントをご紹介します。
1.従業員に必要なものを供給する
在宅勤務は簡単ではないという事実を受け入れる必要があります。社員は、在宅勤務で効率よく働くために必要なものをすべて持っているわけではありません。多くの雇用主は、従業員にノートパソコンのみしか提供していません。社員は、オフィスで仕事をしているときは文房具や技術用品など必要なものをすべて手に入れることができますが、自宅で仕事をしているときはそうはいかないので、不満やフラストレーションがたまるに違いありません。従業員が満足して仕事に打ち込めるように、メモ帳やホッチキスなどの文房具から、ヘッドフォンやインターネット機器などのハイテク用品まで、必要なものをすべて用意することが、少なくともあなたにできることでしょう。
また、従業員の自宅での作業スペースの設置を支援することもできます。また、社員が備品をリクエストできるポータルを設置することもできます。また、在宅勤務中に社員の健康が損なわれないよう、ホームオフィス用に人間工学に基づいた機器を手配してみてはいかがでしょうか。Sit2Go 2-in-1 Fitness Chairのような人間工学に基づいた家具は、従業員が正しい姿勢で快適に座り、疲れをためずに仕事ができるようにします。社員が要求するものを迅速に手配し、最高の満足度を得られるようにしましょう。
2.柔軟性をもつ
コロナのおかげで、親が家で仕事をするだけでなく、子供も家からオンライン授業に参加するようになりました。つまり、子供たちが常に周りにいて、気が散って集中できないのです。1時間でタスクを完了できた人が、3時間、4時間必要とすることもあるのです。柔軟な対応とちょっとした息抜きがなければ、社員がイライラして限界に達するのもそう遠くないはずです。可能な限りスケジュールをフレキシブルにし、社員が好きなときに休めるようにしましょう。会社に来ないからと言って、休息が必要ないわけではありません。
3.積極的にコミュニケーションをはかる
従業員からの問い合わせにタイムリーに答えられない場合、従業員が時間通りに仕事をすることを期待しないようにしましょう。もしそうなら、従業員はすでに自分の仕事に不満を抱いていることになります。従業員のエンゲージメントと満足度を最大限に高める方法の1つは、効果的なコミュニケーションです。コミュニケーションチャネルを設定し、コミュニケーションツールに投資することで、すべての従業員がお互いに、そしてあなたと常につながっていることができるようになります。
4.チーム作りを計画する
オフィスでの仕事には、それなりの魅力があります。同僚と交流し、一緒にランチをし、笑い合い、仕事のストレスを分散させることができます。しかし、リモートワークでは、社員が孤立し、チームスピリットが失われつつあります。社員はロボットのように感じ始め、不満や不平を感じるようになっています。社員がプライベートレベルで交流できるような、チームビルディングのための活動を計画する必要があります。ビデオ通話やオフサイトミーティング、スポーツ観戦など、社員が喜びそうな企画を考えてみてください。
5.頻繁に従業員に感謝する
自分の努力が評価されないと不満に思うのは人間の性です。そうなると働く気も失せます。リモートワークの欠点や注意散漫の中で、時間内に仕事を終わらせるためにどれだけ努力しているかを考えると、彼らの頑張りを本当に評価していることを伝えるのはフェアなことです。毎月、最も優秀な従業員に賞金、ギフト券、または公式ギフトハンパを贈ることもできます。これらのオプションに予算を割けない場合は、従業員の名前を名指しで評価し、その貢献を皆に知らせるメールを全社的に送信することもできます。そうすれば、従業員はもっと頑張ろうという気持ちになるはずです。
6.結果優先のアプローチを採用する
従業員が在宅勤務をしている場合、タイムラインに影響が出ることは周知の事実です。オフィスで働いていたときと同じ時間枠ですべての仕事をこなせると期待するのは、まったくもって不公平なことです。リモートワーカーに過度のストレスを与えるだけです。子供が寝ていて気が散らない夜の方が仕事がしやすいという人もいれば、日中の方がいいという人もいるでしょう。ですから、タイムライン重視のアプローチではなく、結果重視のアプローチを採用しましょう。いつまでにということよりも、何を納品するかに重点を置くのです。そうすれば、従業員は時間軸にこだわることなく、自分の生産性が最大になると思うときに仕事ができるようになります。実際、気が散っているときに物事を急いでも、仕事にミスが生じる確率は高くなるだけです。
7.従業員の時間管理を手伝う
リモートワーカーに柔軟性を与え、成果重視のアプローチを採用することは重要ですが、時間の管理はやはり重要です。時間に縛られないと（たとえそれがかなり広い範囲であっても）、従業員は当然ながら自己満足に陥り、その結果、仕事にも影響が出るでしょう。タイムラインを強制するのは賢明ではありませんが、従業員がより効果的に時間を管理できるような他の方法を模索すべきです。Trelloのような共同プロジェクト管理ツールを活用し、従業員全員に使ってもらうのです。そうすれば、タスクを効率的に管理できるようになります。また、従業員がストレスを感じることなく時間を管理できるように、研修を実施することもできます。そうすれば、従業員はより幸せになり、ストレスなく仕事ができるようになります。そして、これらの要素がミスのない結果をもたらすのです。
8.一対一のミーティングを準備する
コミュニケーション・チャンネルは、仕事上のコミュニケーション・ギャップをある程度埋めることができますが、個人的なコミュニケーションは常に不足している状態です。物理的なオフィスで仕事をしていれば、その人の機嫌はわかります。しかし、リモートワークではそうはいきません。自分の言動が社員の気分を害して、ひいては仕事の効率にも影響してしまうおそれがあります。雇用主は、従業員の気持ちを理解することが大切です。そのためには、クラブやレストラン、カフェなど、オフィスではない場所で1対1のミーティングを行い、とにかく話をするようにしましょう。そうすることで打ち解け、従業員を個人レベルでより深く理解し、彼らが何を足りないと感じているのかを知ることができるのです。
リモートワーカーを満足させるのは難しいことですが、どうしようもないことではありません。まずは社員の課題や苦労を認め、彼らのレベルまで降りていって手助けしてあげましょう。自分の話を聞いてもらい、理解してもらえたと感じれば、従業員は自動的にベストを尽くして働き、あなたを幸せにしたいと思うようになるはずです。
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