散らかっていると、見た目が悪いだけでなく、ストレスになることもあります。ワークスペースがごちゃごちゃと散らかっていると、生産的な仕事ができないのではないでしょうか。というのも、ごちゃごちゃしていると場所を取るので、必要なものを置いておくスペースが確保しにくいからです。
しかし、それだけではありません。散らかっていると、潜在的に危険なこともあるのです。ここでは、散らかりがもたらすリスクと、断捨離に役立つオフィス収納のヒントをご紹介します。
散らかりがもたらすリスク
火災の危険性
ほとんどの人が知らないことですが、実は散らかりは火災の原因になることがあります。特に職場では、書類やノート、紙類が机の上で大きなスペースを占めているのが普通です。紙類は火に燃料を与え、より遠くへ、より速く燃え広がらせる可能性があります。ドアの近くに散らかったものがあると、万が一の時に逃げられなくなる可能性があります。
常に机の上に何もない状態にすることはできませんが、今使っていないものを収納することで、机の上にあるものを最小限にすることはできます。
滑る危険性
もうひとつのリスクは「滑る」ことです。物が多すぎると、紙が滑って床に落ちても気づかないものです。床材の種類によって、安全性を確保できるものと、滑って転びやすいものがあります。
職場は常に清潔に保ち、整理整頓を心がけることで、このような問題が発生しないようにしましょう。
ストレスと不安
職場にとって最大の問題の1つは、散らかりがストレスや不安の原因になることです。これは物理的な危険ではないので、それによって怪我をするわけではありませんが、生活の他の部分で問題を引き起こします。ひとつには、あなたがストレスを感じ、その過程で不必要な障害を作り出してしまうことで、ワークフローに深刻な影響を与えることです。
仕事を時間内に終わらせることができなければ、あなたに依存している同僚たちにも問題をもたらすことになります。
また、乱雑な状態は、ビジネスにおいて他の問題を引き起こし、さらなるストレスにつながる可能性があります。例として、大量の書類の山のどこかに重要な書類があることを想像してみてください。単純に探すことも可能ですが、時間がかかるだけでなく、時間の経過とともにストレスが蓄積されていきます。もし見つからなかったら、困ったことになるだけでなく、それを再現するのに余計な時間やお金がかかってしまい、さらに不安になってしまうでしょう。
机の上をあまり散らかさないようにすれば、このようなことは避けられます。もちろん、これは「言うは易く行うは難し」です。特に、仕事に没頭しているときや、集中力を高めたくないときは、自分で片付けるのが面倒になるものです。特に、仕事に没頭していて、集中力を欠きたくないときには、ついつい怠けてしまうこともあります。
しかし、職場を清潔に保つことは重要であり、大げさなことではありません。いくつかのコツを覚えておくと、仕事場が断捨離され、きれいになるはずです。
ワークスペースの断捨離
散らかっているとどんなリスクがあるのかを知ることは、空間をスッキリさせる良いきっかけになります。しかし、そのリスクを経験したことで、さらに背中を押された方もいらっしゃるのではないでしょうか？デスクワークの経験がある方なら、散らかり放題で困っている方も多いのではないでしょうか？
そこで今回は、ワークスペースの断捨離のヒントをご紹介します。
やり直す
どんな空間でも、ゼロから始めるのが一番です。キャビネットから引き出し、棚に至るまで、すべてを空にして、床にきちんと置きます。
そして、今あるものを見て、本当に必要かどうか判断してください。これは大変なことで、特にため込む傾向がある人はかなり悩むかもしれませんが、重要なステップです。必要ないにもかかわらず、ただ眠っているものがどれだけあるか、驚くほどたくさんあるはずです。
毎日必要な「日用品」、すぐに手元に置く必要はないが、重要で必要な時に使える「アーカイブ」、不要で捨ててもいい「ジャンク」の3つに分類してください。
この分類をもとに、モノを戻していきましょう。日常的に使うものはすぐに使えるようにし、アーカイブ的なものは別の収納棚にしまっておきます。
空間の模様替え
ワークスペースが散らかってしまうのは、収納のニーズが変化し、現在の配置では足りなくなってしまったからということもあります。ワークスペースが手狭になったと思ったら、その都度レイアウトを分析してみましょう。もっとうまく配置できないのでしょうか？あるいは、何か別の工夫が必要なのでしょうか？
などなど、よくよく考えてみることで、収納スペースを確保することができます。
収納方法を工夫する
これは当たり前のことですが、意外と多くの人が引き出しやキャビネットに物を放り込んで、その日はそれでおしまいにしています。これは、机の上をきれいに見せるための簡単な解決策かもしれませんが、後で書類や書類の山の中から何かを見つけようとしたときに、多くの問題を引き起こす可能性があります。
フォルダやバインダー、マニュアルなどの収納を活用し、整理整頓を心がけましょう。棚やキャビネットは、見た目がきれいなだけでなく、簡単に移動できるように配置しましょう。アルファベット順、プロジェクト別、日付順など、どんな方法でもかまいません。特に、あなたがいないときに、他の人が棚から何かを探そうとしているときに、整理の基準があると便利です。
毎日きれいにする
もうひとつ、多くの人が見逃している大切なことが「掃除」です。一度断捨離をしたら、また散らかっている状態に戻さないようにしましょう。毎日、その日の仕事をきれいに並べたり、物を所定の場所に戻したりして、掃除をするのです。
ペンはペン立てに、フォルダやバインダーは棚に、何もない状態にならないように気をつけましょう。
一度の断捨離は難しくありませんが、オフィスの断捨離は意外と難しく、一定の規律が必要です。正直なところ、断捨離をするのがとても億劫になってしまうのです。
でも、その怠け癖が後々まで禍根を残すこともあるので、仕事が溜まって何度も振り出しに戻るよりは、やることが少ないときに片付けたほうがいいんです。
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